Childfund recrute 01 Responsables des finances et de l’administration (RAF)

• Type de poste Temps plein
• Location: Sénégal
• Rapport hiérarchique: Coordinateur de projet

Résumé

Le RAF dirige la stratégie et gère les domaines de soutien financier de PYD en anticipant et en identifiant les problèmes critiques et en mettant en œuvre des solutions le plus tôt possible. Il supervise la gestion des finances et des contrats de PYD II, s’assure de l’existence de politiques claires et de contrôles internes, veille à ce que des services de soutien de grande qualité soient fournis au personnel de PYD et représente ChildFund.

Le RAF occupe une position stratégique au sein de la subvention PYD et du CO. Il examinera, affinera, développera et recommandera des politiques, des systèmes et des processus appropriés pour le système opérationnel PYD.

Le RAF participera activement aux réunions pertinentes et veillera à la documentation des politiques et processus appropriés relatifs à l’administration des subventions et à la gestion financière. Le RAF collaborera avec le directeur financier du bureau national et avec les partenaires de mise en œuvre pour atteindre les buts et objectifs du projet.

Fonctions/responsabilités

Responsabilité professionnelle N° 1 : Gestion budgétaire

• Initie et supervise la stratégie de gestion des subventions de PYD afin d’en assurer la bonne gestion.
• Initier et contrôler la préparation et la consolidation du budget des subventions de PYD, reflétant la disponibilité des fonds ainsi que le coût réel de la mise en œuvre des activités de subvention.
• Mettre en place un processus de contrôle continu des budgets de PYD et collaborer avec le directeur financier du bureau national pour prendre les mesures correctives nécessaires.
• Contrôler les rapports financiers des subventions des PYD pour s’assurer que ChildFund obtient le meilleur rapport qualité-prix, respecte les contrats de financement et évite les pertes ou les coûts inutiles ; prendre ou recommander des mesures correctives le cas échéant.
• Préparer tous les rapports financiers/factures du CO conformément aux normes de ChildFund et de l’USAID.
• Mettre en place et contrôler des systèmes qui garantissent la conformité avec la législation fiscale, en mettant l’accent sur l’enregistrement et la déclaration de la TVA, etc.
• Pourcentage du temps : 20%

Responsabilité professionnelle N° 2 : Gestion financière et contractuelle

• Superviser la gestion du système financier du CO, des subventions et des contrats afin d’en assurer la conformité.
• Mettre en place des systèmes permettant de s’assurer que les responsables hiérarchiques, les bénéficiaires secondaires et les autres personnes impliquées dans la mise en œuvre des contrats de financement en comprennent suffisamment les termes.
• Assurer la liaison avec les partenaires sur des questions telles que les créances non recouvrées, la cession d’actifs, les
• dérogations, les modifications de postes budgétaires et les clarifications contractuelles afin de garantir la conformité.
  s’assurer de la disponibilité du budget avant le lancement des achats, le traitement des paiements, etc.
• Examiner et enregistrer toutes les transactions en espèces (encaissements et décaissements) et les écritures de journal pour s’assurer de l’exhaustivité de la documentation, de la validité, de l’adéquation de l’imputation et de la conformité avec les politiques de ChildFund et du CO. Ces transactions comprennent, sans s’y limiter, les avances de fonds, le paiement de biens et de services, etc.
• Préparer les chèques pour tous les décaissements et enregistrer toutes les recettes dans le système financier.
• Examiner et enregistrer les rapports de frais de voyage (TER) ainsi que les pièces jointes (billets d’avion, téléphone, essence et autres factures de dépenses diverses).
• Examiner et enregistrer les demandes d’avance sur projet et les rapports de liquidation.
• Enregistrer les dettes envers ChildFund, relatives aux rapports susmentionnés, dans les registres auxiliaires appropriés.
• Examiner les grands livres auxiliaires des partenaires et/ou des fournisseurs et préparer des rapports chronologiques sur les soldes des fonds à l’intention du directeur financier du bureau national.
• Effectuer le rapprochement hebdomadaire de tous les comptes auxiliaires avec le grand livre pour tous les comptes en monnaie locale et en dollars américains.
• Préparer régulièrement le rapport de facturation intra-entreprise, selon les besoins, et le soumettre au directeur financier du bureau national.
• Examiner et enregistrer les transactions de petite caisse dans A
• Maintenir un système de classement ordonné, complet et efficace des dossiers et documents comptables et financiers de la subvention du PYD.
• Tenir un livre de caisse par compte bancaire à des fins de rapprochement.
• Assister le directeur financier du CO dans la préparation et le rapprochement des comptes bancaires de la subvention du PYD.
• Assiste le directeur financier du CO dans la préparation et le rapprochement des comptes de contrôle du grand livre général du PYD avec les grands livres auxiliaires.
• Préparer la paie mensuelle et veiller à la soumission et au paiement en temps voulu de toutes les déclarations statutaires (bénéficiaire, gouvernement, etc.).
• Préparer le paiement des avantages sociaux du personnel, y compris les avantages accumulés, et les imputer régulièrement aux subventions du PYD sur une base mensuelle.
• Vous participez à l’organisation des réunions mensuelles sur la mise en œuvre des subventions et les dépenses, et y contribuez, afin de veiller à ce que la mise en œuvre et les dépenses se déroulent comme prévu.
• Pourcentage du temps : 15%

Responsabilité professionnelle N° 3 : Politique, procédure et audit

• Initier et surveiller l’existence et l’application de politiques claires et de contrôles internes suffisants pour guider le personnel de PYD grant ChildFund et des partenaires et minimiser le risque de non-conformité, de malversation et d’erreur humaine.
• Planifier tous les audits externes nécessaires et veiller à ce qu’ils soient réalisés dans les délais ; prendre l’initiative de veiller à ce que les responsables hiérarchiques donnent suite aux recommandations des audits externes et internes.
• Lancer et faire appliquer les procédures d’achat de subventions du PYD, le cas échéant. Mettre en place des systèmes d’administration et de gestion des actifs et des biens, conformément à la politique et aux procédures acceptées.
• S’assurer que tout le personnel de PYD est pleinement conscient de la politique et des procédures de ChildFund Sénégal et de l’USAID, mettre à jour et distribuer des documents d’information en temps opportun, si nécessaire.
• Initier et mettre en œuvre un système permettant de s’assurer que les responsables hiérarchiques et leur personnel sont pleinement conscients des politiques et procédures qui les affectent ou peuvent les affecter ou affecter leur travail.
• Participer pleinement à l’élaboration de systèmes financiers, d’approvisionnement, d’information de gestion et de systèmes administratifs appropriés et efficaces pour le bureau national.
• Entreprendre des examens périodiques des politiques et des systèmes de subvention du PYD pour s’assurer qu’ils répondent toujours aux besoins du bureau national. Proposer des recommandations pour améliorer les systèmes si nécessaire.
• Contrôler ponctuellement la conformité avec les principes de gestion financière et de coûts des subventions et s’assurer que toutes les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers.
• Fournir un leadership technique et un soutien lors des visites de contrôle des sous- bénéficiaires en collaboration avec le directeur financier.
• Assurer la liaison avec les bureaux / projets sur le terrain afin de s’assurer que toutes les procédures financières et administratives sont mises en œuvre de manière cohérente tout au long de la subvention et du CO.
• Pourcentage du temps : 25 %

Responsabilité professionnelle N° 4 : Gestion du personnel

• Rédiger et réviser les descriptions de poste si nécessaire
• Interviewer et sélectionner le personnel avec l’aide d’autres personnes désignées par la direction.
• Orienter, former et encadrer le personnel du PYD en matière de finances et d’administration.
• Identifier les besoins de développement du personnel, planifier et mettre en œuvre le renforcement des capacités.
  recommander ou prendre l’initiative d’actions personnelles concernant les salaires, les mutations, les promotions et les mesures disciplinaires
• Mener des activités de gestion des performances du personnel, y compris la préparation du plan annuel et la conduite d’évaluations semestrielles et annuelles.
• Pourcentage du temps : 20 %

Responsabilité professionnelle N° 5 : Généralités

• Participer activement aux réunions, discussions et décisions de l’équipe de direction du PYD
• Élaborer les éléments de soutien financier du plan d’exploitation annuel de la subvention du PYD.
• Représenter ChildFund auprès du gouvernement, des bureaux de pays, des partenaires, etc.
• Pourcentage du temps : 15 %

Responsabilité professionnelle N° 6 : autre

• Effectuer toute autre tâche confiée par le superviseur immédiat et le SMT.
• Pourcentage du temps : 5%

Qualifications/experience

• 3 ans d’expérience en matière de conformité aux exigences comptables et légales.
• Maîtrise des techniques et méthodes financières/comptables standards et conformes aux lois/normes acceptées dans le cadre des activités des ONG ;
• Capacité à gérer les relations interpersonnelles et à travailler efficacement avec les autres, à établir et à maintenir de bonnes relations de travail dans un environnement multiculturel et multiethnique tout en faisant preuve de sensibilité et de respect pour la diversité ;
• Maîtrise des logiciels de comptabilité et des applications Microsoft Office : Niveau avancé en Excel, Word, Outlook ;
• Compétences autoguidées et solides en organisation et en planification ; Capacité à travailler de façon autonome, sous pression et à distance avec l’équipe ;
• Être exigeant de soi-même quant au respect des délais ;
• Rester informé et à jour quant aux changements sur les exigences statutaires ;
• Aptitudes en calcul et maitrise des processus de budgétisation ;
• Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale en anglais;
• Forte aptitude à apprendre, à innover et à travailler avec un minimum de supervision
• Très bonne capacité à travailler de manière efficace sous stress et savoir distinguer dans le respect des délais

Education

• Licence en Comptabilité, Finance, Gestion de projet ou tous autres diplômes similaires
• Comptable agréé (ACCA) préféré
• Diplôme d’associé préféré et / ou expérience de travail pertinente équivalente au lieu du diplôme

ChildFund International s’engage à protéger les intérêts, les droits et le bien-être des enfants avec lesquels il est en contact et à mener ses programmes et opérations d’une manière sûre pour les enfants.

Avertissement : cette description de poste ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.