KARIT’OR recrute 01 Office Manager

KARIT’OR

FICHE DE POSTE ‐ OFFICE MANAGER

La société de cosmétique et agrobusiness KARIT’OR recrute un Office Manager qui sera hiérarchiquement rattachée à la Direction générale. Elle ou Il assurera les tâches polyvalentes d’assistante pour la Directrice Générale et assurera également la gestion administrative et logistique de la société.

Contrat

Contrat à durée déterminée de 24 mois, assorti d’une période d’essai de 3 mois.

Début de contrat

20 avril 2024.

Missions :

Gérer les opérations administratives

Une de ses missions consiste à gérer une grande partie des opérations administratives que personne ne peut accomplir, faute de temps et de compétences.

L’Office manager navigue entre la gestion des courriers, la rédaction de synthèse de réunion, la planification des rendez-vous, réservation des salles de réunion. C’est aussi préparer les déplacements professionnels des salariés, répondre aux appels ou encore préparer des reportings d’activité.

L’Office Manager est très souvent impliqué dans le suivi des factures fournisseurs en s’assurant qu’elles sont correctement enregistrées, payées à temps et conformes aux termes contractuels.

Gérer les services généraux

L’Office Manager est impliqué dans la gestion et l’organisation de la logistique essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise. Cela comprend la mise en place et la maintenance des espaces de travail, y compris l’aménagement des bureaux, la décoration, la propreté et l’ergonomie.

On parle aussi de gestion des stocks des fournitures de bureau et des équipements de travail. Sans oublier la supervision de divers services comme la sécurité, le nettoyage, l’entretien, la gestion des déchets, la gestion des espaces communs.

En cas de déménagement de l’entreprise, l’Office Manager peut gérer l’ensemble du processus, de la planification à la coordination des activités liées au déménagement.

Soutenir les activités RH

L’Office Manager peut participer à la coordination des activités liées aux ressources humaines, comme l’accueil des nouveaux arrivants, la gestion des congés et des absences, la préparation des dossiers d’embauche et la mise à jour des fichiers du personnel.

Il est régulièrement impliqué dans la préparation et la coordination d’événements liés au bien-être des employés : petits-déjeuners, atelier sportifs, pot de départ…

Enjeux du poste

Maintenir une communication claire et réactive

Avec sa position centrale entre l’équipe dirigeante, les salariés et les parties prenantes externes, l’Office Manager est un transmetteur d’informations clés dans une entreprise.

En interne, il s’assure que les informations essentielles circulent au sein de l’entreprise, que ce soit pour des annonces, des changements organisationnels ou pour des requêtes particulières des salariés.

En externe, il est le point de contact des clients, les fournisseurs et d’autres prestataires et garanti un accompagnement personnalisé.

L’Office Manager gère des demandes et des questions aussi différentes les unes que les autres et se doit de fournir des réponses rapides et précises pour maintenir un bon climat et éviter les confusions.

Gérer des priorités se croisent et qui rentrent en conflit

L’Office Manager est souvent confronté à la complexité de gérer une très grande diversité de tâches et de priorités qui peuvent entrer en conflit. Pour cause, il est fréquemment sollicité sur des sujets variés et les imprévus sont vite arrivés.

Par exemple, le report tardif d’une réunion importante peut coïncider avec un chauffage bloquer à 38° : dilemme ! L’Office Manager doit prendre des décisions et des initiatives en restant agilité dans un environnement d’entreprise où aucune journée ne se ressemble.

Être un facilitateur

L’Office Manager doit également assurer la bonne gestion des services généraux et mettre en place des process, pour améliorer les interactions d’un département à un autre ainsi que les conditions de travail de tous.

En contribuant à l’optimisation de l’organisation de l’entreprise, il permet ainsi à ses collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier.

Qu’il s’agisse d’un « petit bobo » ou d’une problématique bien plus complexe, l’Office Manager facilite les choses, contribue au bien-être au sein de l’équipe, impulse lui-même à une productivité meilleure à tous niveaux.

Profil & Compétences

Excellente capacité d’organisation

Indispensable pour gérer efficacement la multitude de tâches qui lui sont confiées.

Maîtrise de la gestion des priorités

Nécessaire pour accomplir avec succès des missions de nature variée tout en maintenant un équilibre.

Très bonne aptitude relationnelle

Obligatoire pour interagir avec des interlocuteurs de divers niveaux. Il est aussi le baromètre de l’ambiance et même de la motivation qui règne dans une entreprise.

Capacité à résoudre des problèmes complexes

Incontournable pour analyser et démêler les défis complexes qui peuvent surgir de manière créative et habile.

Sens aigu de la confidentialité

Essentiel pour maintenir la confidentialité des données sensibles auxquelles il aura accès dans le cadre de ses responsabilités.

Précisons également que l’informatique et surtout le Pack Office doivent être maitrisés pour assurer la polyvalence du rôle à jouer. Il est aussi recommandé de parler une ou plusieurs langues : l’anglais est vite indispensable, tout comme un parfait français !

Équipe & environnement

En débutant une journée d’Office Manager, il est très probable qu’il est prévu d’échanger avec une grande majorité de l’entreprise avant 14H et que sa to-do-list soit encore très longue en fin de journée !

L’Office manager est un métier où le contact humain est important : il n’est pas rare qu’il communique simultanément avec le CEO, les Business Unit, les salariés, les Banques ou encore les fournisseurs.

C’est aussi un métier de gestion opérationnelle qui implique de savoir s’orienter rapidement et efficacement vers les tâches et l’action.

Activités

– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;

– Assurer les prises de rendez-vous ;

– Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques ;

– Suivre la circulation des parapheurs ;

– Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;

– Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser ;

– Traiter et diffuser des informations internes et externes ;

– Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur ;

– Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe ;

– Organiser les réunions et leurs logistiques (Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser) ;

– Prendre en charge des aspects logistiques de la société (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …) ;

– Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;

– Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;

– Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ;

– Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives ;

– Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administrative ;

– Participer à l’organisation d’événements internes et externes auxquels la société est associée…

Connaissances

– Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;

– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

– Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, Suite Office et des outils de messagerie ; Logiciels de création (Canvas, GIMP, Pixlr, …)

– L’organisation et le fonctionnement de la cosmétique et de l’agrobusiness…

Compétences opérationnelles

– Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;

– Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail ;

– Sens des priorités ;

– Sens de l’organisation ;

– Capacité à prendre des initiatives ;

– Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;

– Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence ;

– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs…

– Un haut niveau de français est requis tant à l’écrit (pour la rédaction de courriers et documents divers) qu’à l’oral (pour diverses interventions, appels téléphoniques, négociations, accueil des visiteurs, etc.), l’anglais est un plus.

Tout doit être parfait !

Tel est le leitmotiv de l’office manager qui ne ménage pas ses efforts pour fluidifier :

Savoir être

– Discrétion ;

– Très bon sens relationnel ;

– Calme et retenue ;

– Autonome ;

– Accueillante ;

– Capacité d’anticipation ;

– Force de proposition ;

– Sens de l’écoute…

Pour postuler, merci de transmettre votre cv et votre lettre de motivation à recrutement@karitor.com avant le 15 avril 2024.

NB* :

– Domaine de formation souhaité : BTS Assistant Manager, BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou diplôme équivalent ; Une licence ou un Master en Management.

– Le candidat retenu sera soumis à des tests psychotechniques et pratiques avant son recrutement définitif ;

– Il est vigoureusement recommandé de joindre à votre dossier de soumission, vos attestations de travail et lettres de recommandation.