Le PNUD embauche un associé de cadre supérieur.
Arrière-plan
Sous la direction et la supervision directe du Directeur régional de l’ONUDC, l’Associé exécutif principal est chargé de fournir une variété de soutien administratif exécutif au Directeur régional en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects de l’affectation et, en étroite coordination avec la direction et le personnel du bureau, de gérer la circulation efficace de l’information et des communications afin d’assurer une diffusion rapide de l’information, l’action en temps opportun et le respect des délais établis.
Devoirs et responsabilités
Fournir un soutien exécutif au directeur régional :
- Gérer le calendrier du directeur régional et le calendrier des rendez-vous et des réunions.
- Organiser les déplacements et l’hébergement à l’hôtel et d’autres services logistiques pour le directeur régional.
- Maintenir la liste des contacts RO; mettre à jour les listes de diffusion électroniques.
- Répondre et filtrer l’appel du directeur régional avec tact et discrétion.
- Gérer les dossiers administratifs sur les rapports de mission et de mission du directeur régional.
- Les dossiers de recherche recueillent de l’information et organisent des documents pour répondre aux demandes du directeur régional.
Fournir un soutien administratif au directeur régional :
- Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières pour organiser des réunions, des événements et des ateliers.
- Organiser et assister à des réunions et des événements, préparer des procès-verbaux et des résumés.
- Préparer et assembler des documents d’information et des présentations PowerPoint pour le
- Directeur régional pour les réunions, missions et autres événements clés.
- Organiser et surveiller le système de classement du bureau.
Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l’information au Bureau régional :
- Faciliter la circulation de l’information et la communication entre le Bureau du Directeur régional et d’autres unités à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ONUDC.
- Examiner, hiérarchiser et acheminer la correspondance à l’adresse et à partir du bureau du directeur régional; prendre des mesures de suivi proactives et tenir le directeur régional informé.
- Répondre aux demandes de renseignements et/ou les diriger vers les unités appropriées pour qu’elles agissent ou répondent en temps opportun.
- Préparer la correspondance de routine et les circulaires interservices; examiner les documents et les rapports pour s’assurer que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects.
- Maintenir et organiser des fichiers matériels et électroniques à jour pour faciliter l’accès et la récupération; assurer la conservation des documents confidentiels.
- Aider à la préparation et à la finalisation des traductions informelles; agir à titre d’interprète au besoin.
Fournir un appui aux activités de relations extérieures du Bureau du Directeur régional :
- Faciliter l’interaction du directeur régional avec divers partenaires externes par des communications écrites, verbales et électroniques, ainsi que par des relations de collaboration et proactives avec leurs homologues et collègues dans les bureaux partenaires.
- Recevez et saluez les hauts fonctionnaires/visiteurs.
- S’assurer des questions de protocole, recevoir des visiteurs / fonctionnaires de haut rang, coordonner les arrangements logistiques liés aux visites.
Contribuer à l’acquisition et au partage des connaissances :
- Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficaces des connaissances au sein du bureau, des bureaux extérieurs et d’autres bureaux/acqs.
- Développer et partager les connaissances et l’expérience liées au soutien administratif et opérationnel.
Compétences
Professionnalisme:
- Connaissance des principes et pratiques administratifs.
- Capacité de mener des recherches et des analyses de manière indépendante, de formuler des options et de présenter des conclusions et des recommandations.
- Montre de la fierté dans le travail et dans les réalisations; démontre la compétence professionnelle et la maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats; est motivé par la profession plutôt que par des préoccupations personnelles; fait preuve de persévérance lorsqu’il est confronté à des problèmes ou à des défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes.
- Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives sexospécifiques et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Travail d’Équipe:
- Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels, au sein et en dehors de l’ONUDC;
- Solliciter la contribution en valorisant véritablement les autres, les idées et l’expertise, est prêt à apprendre des autres;
- Compétences interpersonnelles avérées et capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité;
placer l’agenda des équipes avant l’agenda personnel ;
soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position;
partage le crédit pour les réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Planification et organisation :
- Élaborer des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues;
- identifie les activités et les affectations prioritaires;
- ajuste les priorités au besoin;
- alloue suffira autant de temps et de ressources que nécessaires à l’achèvement des travaux;
- prévoit les risques et permet des imprévus lors de la planification;
- surveille et ajuste les plans et les mesures au besoin;
- utilise le temps efficacement.
Compétences et expérience requises
Éducation
- L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis.
- Le baccalauréat en administration des affaires, en administration publique ou dans des domaines similaires est un atout.
Expérience
- Au moins sept (7) ans d’expérience de responsabilité progressive avec une expérience administrative, de secrétariat ou de programme;
- Expérience dans l’utilisation d’applications informatiques et de progiciels tels que Microsoft Office et de systèmes de gestion basés sur le Web;
- L’expérience avec le système UMOJA est un atout.
- L’expérience avec l’agence des Nations Unies est un atout.
Traduction
- L’anglais et le Français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU.
- Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et de l’Français, c’est-à-dire la maîtrise de l’oral et de l’écrit, est requise.
- La connaissance d’une autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.
Date de clôture : 6 septembre 2021.
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