La GIZ recrute un Assistant Administratif et Comptable
Programme global « Lutte contre les flux financiers illicites (PG FFI) » Assistant(e) Administratif (ve) et Comptable PG FFI Sénégal
Le Programme Global de lutte contre les flux financiers illicites (PG FFI) met en œuvre une approche holistique de suivi de l’argent couvrant la prévention, les enquêtes financières et le recouvrement d’avoirs aux niveaux national, régional et mondial. À cette fin, nous aidons nos partenaires à accroître leur conformité à d’importantes normes internationales, telles que celles du Groupe d’action financière visant à lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LBC/FT).
Pour sa mise en œuvre au Sénégal, le programme global « Lutte contre les flux financiers illicites (PG FFI) » recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable PG FFI Sénégal.
Basé(e) à Dakar
Responsabilités
L’assistant administratif est chargé de soutenir un programme de la GIZ dans les domaines suivants :
- Exécution efficace des processus administratifs au sein du projet conformément aux règles et règlements de la GIZ sous la supervision de l’agent administratif et financier. Soutenir l’équipe d’administration avec le suivi des créances et s’assurer que les processus sont effectués conformément aux procédures administratives de la GIZ Accompagnement dans la préparation de la clôture du projet
- Soutien à la préparation au contrôle interne / audit
- Dans ce contexte, l’assistant d’administration remplit les tâches suivantes :
Tâches
Services financiers
- Gérer la gestion de la trésorerie conformément aux normes comptables GIZ Winnpaccs. Assume la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse et de la banque, le traitement et la saisie des justificatifs
dans Cachbook - Préparation du bon d’achat garantissant l’exactitude matérielle.
- Suivi des comptes débiteurs/créditeurs/coûts/revenus locaux et communication avec le superviseur
- Outil de suivi des créances et partage avec des collègues
- Paiement des fournisseurs et prestataires
Administration
- Assurer la gestion des stocks
- Aider l’agent des finances et de l’administration dans les processus d’approvisionnement en recherchant des fournisseurs de services et en envoyant le courriel de demande initiale aux fournisseurs de services.
- Soutien à la préparation des contrats, Assiste l’équipe administrative avec la correspondance écrite et la communication orale
- Dépôt de tous les contrats dans les dossiers du projet et vérifier si tous les documents pertinents ont été déposés
- Classement des contrats dans le DMS
- Aider au suivi des documents de voyage en attente pour compenser les créances Assurer la liaison avec le personnel technique et administratif pour fournir les documents / informations en attente
- Aider à l’organisation logistique des ateliers, des missions et des réservations d’événements, des billets d’avion et de la coordination des voyages
- Assurer le suivi des cartes d’embarquement, le cas échéant, et les soumettre
Secrétariat
- Gérer les appels téléphoniques du projet et en assurer la permanence ; Accueillir et annoncer les visiteurs du projet ;
- Assurer la coordination avec le service de sécurité du bureau régional
- Assurer le secrétariat lors des réunions de coordination ;
- Actualiser la fiche de planning des activités et le tableau récapitulatif par partenaire ; Préparer la correspondance du projet (en vérifiant l’orthographe, les pièces jointes, les adresses, la mise en forme) ;
- Rédiger/relire les correspondances et les documents du projet sur la base des instructions reçues du Conseiller Technique ou des experts du projet ;
- Assurer l’arrivée du courrier de départ et d’arrivée : enregistrement, tri et distribution ; Elaborer le planning hebdomadaire de l’équipe des experts et des consultants ; Distribuer les comptes rendus dans les délais
Gestion des installations
- Signaler les dommages / défauts dans le mobilier et l’équipement de bureau à son supérieur et le soutien avec le suivi de l’entretien et de la réparation
Services généraux
- Tenir à jour les dossiers du programme et assurer des niveaux appropriés d’accès et de confidentialité
- Assumer toute autre tâche qui pourrait être assignée en ce qui concerne la mise en œuvre du programme
- Soulever rapidement des problèmes extraordinaires avec le superviseur
Autres tâches/tâches supplémentaires
- Tenir à jour les dossiers du programme
- Répondre aux questions et aux courriels concernant les activités du programme. Effectuer d’autres tâches à la demande de la direction ou de l’Expert Administratif Remplacer l’Expert administratif et Finances en cas d’absence
Qualifications, compétences et expérience requises
Qualifications
- Diplôme en comptabilité, option d’administration des affaires ou baccalauréat ès arts en études du développement ou équivalent.
Expérience professionnelle
- Au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste comparable
Autres connaissances, compétences supplémentaires
- Bonne connaissance pratique des technologies TIC (logiciels connexes, téléphone, fax, courrier électronique, Internet) et des applications informatiques (par exemple, MS Office) Très organisé et capable de multitâche
- Très bonne connaissance de la langue anglaise avec connaissance de l’arabe ou de l’allemand un avantage supplémentaire
- Volonté d’améliorer les compétences requises par les tâches à effectuer – les mesures correspondantes sont convenues avec la direction
- Capacité de travailler en équipe et sous pression.
- Connaissance de Cashbook serait un atout
Durée du Contrat
- Le poste d’assistant administratif et comptable débute en mai 2022 et se termine en septembre 2024.
Dossier candidature
- Le dossier de candidature doit comprendre :
- Une lettre de motivation
- Un curriculum détaillé si possible sous forme de tableau
- Trois (3) références professionnelles
Date limite des dépôts de candidature
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 31.03.2022 à l’adresse indiquée avec pour objet « NOM – PRENOM Recrutement Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable PG FFI Sénégal »
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure
