La FICR embauche un responsable des services généraux.

La FICR embauche un responsable des services généraux.

Objectif du travail

L’objectif de ce poste est de diriger une unité qui assure le bon fonctionnement des services d’entreprise des clusters de manière coordonnée, tout en soutenant le programme de développement de la société nationale.

Le titulaire est chargé de superviser la planification, la gestion et le suivi des ressources disponibles pour mener à bien les activités convenues pour les finances, l’administration, les ressources humaines, le droit, les technologies de l’information et la transformation numérique, la logistique et l’approvisionnement, la continuité des activités et la sécurité pour la délégation du groupe de pays.

Le titulaire du poste assurera une équipe bien gérée tout en promouvant une culture de la performance et de l’apprentissage continu, et contribuera à la coordination efficace avec les unités techniques au sein de la structure du bureau régional et des autres bureaux de la FICR.

Le titulaire du poste agira en tant que conseiller de confiance du chef de la délégation du groupe de pays pour les questions relatives aux domaines de responsabilité.

Tâches et responsabilités du poste

Coordination des services de soutien

• Assurer la cohérence et la coordination organisationnelles globales, la gestion appropriée des risques, la conformité et la surveillance.
• Diriger l’élaboration de systèmes, de programmes, de politiques et d’outils organisationnels significatifs, la prestation efficace des services ministériels et la prestation efficiente d’un soutien administratif au sein du Bureau de la grappe.
• Soutenir et superviser le personnel, lui fournir les conseils nécessaires pour s’assurer qu’il atteint les résultats souhaités dans ses fonctions et responsabilités.
• Agir en tant que conseiller technique auprès des Sociétés nationales avec l’appui de la délégation du groupe de pays sur les fonctions de services aux entreprises. Veiller à ce que les activités régulières de renforcement des capacités soient menées en coordination avec les Sociétés nationales.

Prestation et amélioration des services

• Superviser la passation de marchés avec un conseiller juridique indépendant de haute qualité pour répondre aux besoins de la délégation du groupe de pays.
• Superviser la mise en œuvre effective de la politique de continuité des activités de la FICR et assurer la coordination et l’alignement sur la politique mondiale tout en tenant compte des contextes nationaux et des cadres juridiques.
• Responsable de la planification, de la gestion et de la surveillance du plan de continuité des activités. Conseiller et soutenir les Sociétés nationales dans le domaine de la continuité des activités, au besoin.
• Veiller à ce que toutes les structures et opérations de la FICR dans le bureau et les zones d’opération soient conformes à la
• Exigences de sécurité minimale (MSR). Assurer une protection adéquate de tout le personnel, des biens et des opérations relevant de la responsabilité de la FICR en veillant à ce que toutes les menaces à la sûreté et à la sécurité identifiées soient prévenues ou atténuées.
• Veiller à ce qu’une gestion de la sécurité complète et efficace 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ait un impact positif sur les pratiques opérationnelles. S’assurer que toutes les procédures et politiques de gestion de la sécurité en place sont adéquatement élaborées.

Gestion des ressources humaines

• Superviser l’établissement d’une approche cohérente pour tous les aspects de la gestion des ressources humaines, y compris l’acquisition et la gestion des talents, le perfectionnement du personnel, l’analyse et la production de rapports sur les RH, le rendement, l’apprentissage et le perfectionnement, la rémunération et les avantages sociaux, et la conformité.
• Assurer la supervision générale du personnel des ressources humaines; Cadre supérieur, Services ministériels (finances et ressources humaines).
• Contribuer à la compréhension, à la mise en œuvre et au respect des politiques et procédures en matière de ressources humaines et du cadre de compétences de la FICR.
• Assurer le renouvellement en temps voulu des contrats de personnel, les évaluations des performances, la mise à jour du Statut national du personnel, des annexes, des politiques, des processus de recrutement, la révision de l’ajustement au coût de la vie (COLA) et l’enquête sur les salaires si nécessaire.
• Fournir des conseils opportuns, exacts et appropriés aux gestionnaires et au personnel en ce qui concerne les questions de gestion des ressources humaines.
• Superviser l’intégration efficace du nouveau personnel, y compris l’achèvement de la paie appropriée et d’autres documents.
• Veiller à ce que des systèmes efficaces et confidentiels de tenue de dossiers et de gestion des données soient mis en œuvre en ce qui concerne les dossiers du personnel, la santé et la sécurité au travail, l’indemnisation et la réadaptation des accidentés du travail, l’examen et le perfectionnement du rendement, ainsi que la formation et le perfectionnement.

Gestion et analyse financières

• Veiller à ce que toutes les transactions financières régulières de la FICR, la gestion de la trésorerie et sa documentation soient effectuées en temps opportun, conformément aux directives, politiques et réglementations en vigueur de la FICR.
• En collaboration avec les directeurs de programme et les collègues des finances régionales, préparer, réviser et mettre à jour les budgets des projets financés par la FICR.
• Préparer des rapports financiers aux donateurs, y compris l’équilibrage des comptes, les notes de remise, etc.

Tâches et responsabilités du poste (suite)

• S’assurer que l’entente de projet est en place pour le système de transfert d’argent, avec une ventilation claire du budget, un plan de projet, un calendrier de mise en œuvre et des délais de déclaration.
• Surveillez les demandes de trésorerie et l’analyse par rapport à l’accord de projet signé.
• En collaboration avec le Bureau régional de la FICR à Nairobi, gérer les promesses de dons en espèces et rendre compte aux donateurs.
• Veiller à ce que les directives des donateurs et de la FICR soient strictement respectées dans la mise en œuvre du programme.
• Assurer une communication financière efficace et une coordination avec le Bureau régional de la FICR.
• Assurer les normes les plus élevées en matière d’information financière.
• Soutenir l’amélioration de la gestion du rendement des finances de la Nouvelle-Écosse.
• Surveiller les revenus, les dépenses et les soldes des fonds du programme et faire le point sur le chef de délégation.

Contrôles internes

• Assurer les systèmes de contrôle interne (les politiques de la FICR en matière de responsabilité financière, de transparence, de lutte contre la corruption sont suivies dans la gestion financière et le rapprochement des comptes bancaires, les avances de trésorerie et de NS/PNS/délégués, le contrôle de trésorerie et le contrôle budgétaire, etc.)
• Superviser la mise en œuvre des lacunes en matière de contrôle interne ou des observations d’amélioration du rendement découlant des rapports d’audit externe et interne et fournir des mises à jour en temps opportun au bureau régional et à l’OIAI.
• Responsable de l’identification des risques dans leur zone de travail, de la surveillance de l’évolution des risques et de la mise en œuvre des réponses aux risques ou de l’escalade au besoin.

Administration

• Assurer une prestation efficace et efficiente des services administratifs (réunions et conférences, traduction et interprétation, archivage, assurance, voyages, bâtiment et bureau).
• Superviser l’agent principal, Services ministériels (administration, TI et logistique).
• Élaborer et maintenir des procédures administratives claires et efficaces alignées sur les processus et procédures de la FICR.
• Fournir des services administratifs en temps opportun aux délégués de la FICR et aux SNP, comme l’exigent les accords d’intégration et de service
• Coordonner les systèmes efficaces de gestion de l’information, y compris le classement (électronique et papier), les ressources de la bibliothèque, les lignes directrices, les politiques, les bases de données et la correspondance.
• Gestion efficace de tous les contrats, accords, protocoles d’entente et autres documents juridiques.

Technologies de l’information et transformation numérique

• Soutenir la mise en œuvre de la transformation numérique des activités du Secrétariat ainsi qu’une infrastructure informatique et des services de télécommunications de haute qualité, la collaboration et la cohérence dans la mise en œuvre de la stratégie de transformation numérique de la Fédération au niveau des membres, en étroite cohésion avec les collègues informatiques du Bureau régional.
• Assurer la préparation et la génération en temps opportun de produits d’information tels que des infographies, des tableaux de bord et des cartes pour le partage et la diffusion de l’information aux intervenants.

Gestion de la chaîne d’approvisionnement

• Diriger la coordination et la gestion globales des activités de la chaîne d’approvisionnement tout en veillant à ce que les ressources soient conformes à la stratégie GLS de la Fédération. S’assurer que les objectifs d’approvisionnement sont atteints et optimiser la qualité du service et la rentabilité et l’efficacité commerciale.
• Coordonner et gérer le soutien logistique au niveau national conformément aux normes, pratiques et procédures de la FICR en utilisant les options d’approvisionnement les plus optimales et les plus rentables.
• Diriger la coordination de la prestation des services logistiques aux partenaires et aux utilisateurs de services, en évitant les doubles emplois et en se concentrant sur la fourniture d’aide aux personnes vulnérables.
• Superviser les achats locaux, veiller à ce que les procédures d’approvisionnement de la FICR soient conformes aux demandes de procédures d’approvisionnement, aux appels d’offres locaux, à l’analyse comparative des offres, à l’attribution des contrats et tenir des registres conformes aux normes de piste d’audit complètes.
• Ensure IFRC fleet management meets IFRC standard requirements

Education

• Master´s degree in management, public administration, business administration, international relations, law, finance, HR, logistics or other relevant field of study; or a first-level university degree combined with extensive relevant experience.
• Qualification or certification in accounting/financial management preferred
• Qualification or certification in project management preferred

Experience

• At least 7 years of experience managing multi-disciplined and complex teams.
• Strong experience working in a multicultural environment.
• Experience in two or more areas of Corporate Services (including Finance, Administration, Human Resources, Legal, IT and Digital Transformation, Logistics and Procurement, Business Continuity and Security).
• Experience with the Red Cross and Red Crescent Movement preferred
• Experience within the humanitarian/development field preferred

Knowledge, Skills and Language

• Leadership skills.
• Professional credibility, strong analytical skills, and ability to work at various levels of complexity.
• Communication, networking, and representation skills.
• Proven ability to motivate and manage a team.
• Strategic analysis, systematic planning, and implementation skills and ability to translate strategy into reality.
• Excellent collaborative and teamwork skills.
• Highly organized and results oriented and self-motivated.
• Strong interpersonal and influencing skills and ability to negotiate while maintaining effective working relations.
• Demonstrates the highest standards of ethical behaviour
• Self-supporting in computers

Languages

• Parle et écrit couramment le Français et l’anglais.
• Bonne maîtrise du portugais ou d’autres langues officielles de la FICR (espagnol ou arabe)
• La maîtrise des langues locales est un avantage supplémentaire

Compétences et valeurs

• Valeurs : Respect de la diversité; Intégrité; Professionnalisme; Responsabilité.
• Compétences de base : Communication; Collaboration et travail d’équipe; Jugement et prise de décision; National
• la société et la relation client; Créativité et innovation; Bâtir la confiance.
• Compétences fonctionnelles : Leadership; Responsabiliser les autres
• Compétences managériales : Gérer le rendement et le perfectionnement du personnel

Date de clôture: 09-May-2022.