Le Programme des Volontaires des Nations Unies recrute un assistant de programme.
Âge minimum : 22 ans. Les candidats doivent être des ressortissants ou des résidents légaux dans le pays d’affectation.
Description de la tâche
Sous la supervision directe des directeurs de programme (gouvernance et jeunesse) ou de leur(s) représentant(s) désigné(s), le Volontaire national des Nations Unies entreprendra les tâches suivantes :
- Fournir un appui administratif et logistique à la gestion des programmes :
- Fournir un appui administratif et contribuer à l’élaboration du plan de travail, du budget et des propositions concernant les modalités d’exécution des programmes.
- Coordonner la collecte d’informations pour l’audit du projet et soutenir la mise en œuvre des recommandations d’audit
- Appuyer l’élaboration ou la mise à jour de procédures opérationnelles normalisées, de lignes directrices, de listes de vérification, de modèles et de processus opérationnels en gestion de projet pour appuyer les partenaires de mise en œuvre.
- Identifier les sources, et recueillir et compiler des données et de l’information pour les documents, les lignes directrices, les discours et les exposés de position
- Fournir des services de secrétariat, y compris l’organisation et la prise de notes pour les réunions de l’Unité de gestion de projet, les réunions des partenaires, l’examen des projets et/ou les réunions d’évaluation, au besoin.
- Appuyer la gestion financière des unités de gestion de projet en étroite collaboration avec l’unité des finances :
- Créer des projets dans Atlas, préparer des révisions budgétaires, réviser les attributions et l’état d’avancement des projets; et déterminer les fonds inutilisés et la clôture opérationnelle et financière d’un projet
- Surveiller la préparation du budget et les finances du projet, préparer des rapports périodiques
- Examiner les rapports financiers des partenaires, préparer les pièces justificatives
- Maintenir la conformité au système interne de contrôle des dépenses, valider les transactions dans Atlas
- Créer des demandes dans Atlas, enregistrer de bons reçus
- Suivi du recouvrement des coûts
- Fournir un soutien administratif avancé à la coordination du projet :
- Superviser toutes les dispositions logistiques, administratives et financières pour l’organisation des réunions, des ateliers, des événements et des missions.
- Superviser les préparatifs de voyage de l’équipe de projet, y compris les demandes de remboursement de frais de voyage et les demandes de remboursement.
- Préparer des documents d’information et des dossiers d’information
- Préparer et assembler des documents d’information et préparer power-point et d’autres présentations; contribuer aux intrants des matériaux
- Coordonner la gestion des biens dans l’unité de projet, préparer et soumettre des rapports d’inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles d’inventaire;
- Diriger la préparation des plans d’achat pour le bureau et surveiller leur mise en œuvre
- Produire des rapports sur l’approvisionnement, des recherches et des ébauches de réponses aux demandes de renseignements
- Examiner les demandes d’approvisionnement et entamer des procédures d’approvisionnement pour l’équipement, les fournitures et les services du projet
- Organiser les activités et les processus d’approvisionnement, y compris la préparation et la réalisation des demandes de devis, des appels d’offres ou des demandes de propositions, l’ouverture et l’évaluation des appels d’offres
- Appuyer la coordination des négociations contractuelles, préparer la demande d’attribution de contrat pour examen et approbation par les autorités compétentes, au besoin
- Préparer les bons de commande et les contrats dans atlas et en dehors, créer des profils de fournisseur dans Atlas
- Examiner les processus d’achat menés par le Programme EVAW, les soumissions au Comité d’examen des achats.
- Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources :
- Collaborer avec l’Unité des finances et des opérations pour assurer le suivi des accords de partage des coûts, des contributions des partenaires, des donateurs et des unités
- Organiser, compiler et traiter les informations provenant des donateurs de programme et de l’équipe de programme, en tant que contributions à diverses bases de données et documents.
- Facilitation de l’acquisition et du partage des connaissances :
- Appuyer la synthèse des enseignements tirés et des pratiques optimales en matière de gestion et de financement des programmes
- Contribuer à l’organisation de formations, d’ateliers, de réunions et d’autres événements sur le programme et les opérations.
Qualifications et exigences
- Niveau de diplôme requis
- Maîtrise ou équivalent
- Expérience requise
- 60 mois
Remarque sur l’expérience
- Au moins 5 ans d’expérience en progression progressive dans l’appui à la gestion de projet, la gestion financière, la gestion logistique, les achats et les domaines connexes dans des ONG internationales et /ou nationales, des organisations publiques et privées dans des contextes de développement et humanitaires
Compétences linguistiques
- Français (obligatoire), Niveau – Couramment
- Anglais (obligatoire), Niveau – Connaissances professionnelles
Domaine d’expertise
- Administration des programmes/projets de développement, Autres programmes/projets de développement, Suivi et évaluation
Détails du domaine d’expertise
- Suivi des résultats et mise en œuvre de systèmes et d’outils dans le domaine de la gestion axée sur les résultats et du suivi et de l’évaluation
- Compétences informatiques avancées: applications MS Offices, y compris la capacité de créer des bases de données Excel et de produire des graphiques, présentation et conception graphique, médias numériques, systèmes d’information de gestion basés sur le Web, courrier électronique / Internet
- Mobilisation des ressources
- Conduire
Valeurs des compétences
Responsabilisation, adaptabilité et flexibilité, renforcement de la confiance, orientation client, engagement et motivation, engagement envers l’apprentissage continu, communication, créativité, éthique et valeurs, intégrité, partage des connaissances, leadership, planification et organisation, professionnalisme, respect de la diversité, autogestion, conscience technologique, travail en équipe.
Date de clôture : 14 juillet 2021.
Pour postuler à ce poste veuillez visiter www.unv.org.
