ASERGMV recrute un Assistant administratif

Sous la supervision directe du Coordonnateur Gestionnaire du projet, il ou elle aura à assurer les principales tâches indiquées ci‐après. Principales tâches

Renseigner le personnel sur les procédures administratives, donner des conseils et apporter l’appui administratif comme requis ;
L’élaboration de rapports administratifs et la rédaction de correspondances diverses ;
L’exécution des tâches habituelles de secrétariat : standard téléphonique, dépouillement et expédition du courrier, la saisie informatique, la mise en page et la photocopie de documents ;
la gestion des plannings et RV,
le maintien du système de classement, la tenue des registres arrivée, départ, de transmission du courrier etc. la gestion des entrées et les sorties des ouvrages du projet ; L’appui à l’organisation d’ateliers et de séminaires ;
La participation à des ateliers, séminaires et autres rencontres traitant de la problématique du projet ;
La participation à la production des rapports de suivi techniques, financiers mensuels, trimestriels et annuels ;
Assurer l’élaboration du planning des congés du personnel.

Pour les tâches de comptable des matières, il ou elle aura à : Assurer la gestion des stocks à savoir :

Contrôler que les consommations sont normales et autorisées ;
Enregistrer d’une façon permanente les stocks et suivre leur destination finale et leur consommation;
Ranger physiquement les articles et assurer leur protection.

Gestion des immobilisations qui consistera à :

Suivre d’une façon permanente les biens immobilisés ;
Garantir l’existence physique des immobilisations et assurer leur protection.

Inventaire physique périodique :

Procéder à un inventaire exhaustif des existants physiques au moins une fois par an, en faciliter leur localisation pour permettre de faire le point sur l’état des biens du Programme.

Maintenance et Assistance :

Veiller à la souscription et à l’application stricte de contrats de maintenance du matériel informatique, de la photocopieuse et des véhicules ;
Suivre les commandes, démarches auprès des fournisseurs pour l’acquisition de fournitures et de biens d’équipements en fonction des procédures mise en place ;
Suivi des dossiers du matériel roulant (Carte grise, Assurance, Admission Temporaire etc)

Gestion du Carburant

Suivre toutes les démarches relatives aux commandes du carburant et lubrifiant ;
Contrôler que les consommations et dotations sont normales et autorisées par le Coordonnateur National ;
Suivre l’utilisation du carburant sur la base de pièces justificatives ;

Autres tâches

Assurer le suivi des antennes
Réaliser toute autre tâche qui lui sera confiée par le Coordonnateur Gestionnaire du projet en adéquation avec ses compétences.

Qualifications

Avoir un diplôme de second cycle universitaire en bureautique ou comptabilité ainsi que le diplôme de Brevet de Technicien Supérieur en Secrétariat ou tout autre diplôme équivalent ;
Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq ans en Secrétariat de Direction et/ou en comptabilité des matières dans un projet de développement ou une administration publique;
Avoir une parfaite maîtrise de l’outil informatique (logiciels de traitement de texte sous Windows et des tableurs) avec courrier électronique ;
Etre apte à travailler en équipe et sous pression ; Avoir une parfaite maîtrise du français et de l’anglais ;
Avoir une disponibilité immédiate.

NB : En plus des qualifications, les candidats (e) aux différents postes ne doivent pas être âgés (e) de plus de 60 ans à compter du 7 Août 2023. Dossiers de candidature

Un curriculum vitae détaillé ;
Une lettre de motivation adressée au Directeur général de l’ASERGMV;
Une photocopie des diplômes et attestations de travail ;
Une liste de deux références au minimum à contacter.

Le dossier de candidature portant la référence « du poste» doit être déposé sous pli fermé au plus tard le 07 Août 2023 à 17 heures GMT, par email au courriel : jobs@asergmv.org ou au bureau du DRH (3ème étage au Siège de l’ASERGMV) : Liberté VI Extension, à côté du magasin Auchan.