Sous la supervision directe du Coordonnateur Gestionnaire du projet, il ou elle aura à assurer les principales tâches indiquées ci‐après.
Principales tâches
- Renseigner le personnel sur les procédures administratives, donner des conseils et apporter l’appui administratif comme requis ;
- L’élaboration de rapports administratifs et la rédaction de correspondances diverses ;
- L’exécution des tâches habituelles de secrétariat : standard téléphonique, dépouillement et expédition du courrier, la saisie informatique, la mise en page et la photocopie de documents ;
- la gestion des plannings et RV,
- le maintien du système de classement, la tenue des registres arrivée, départ, de transmission du courrier etc. la gestion des entrées et les sorties des ouvrages du projet ; L’appui à l’organisation d’ateliers et de séminaires ;
- La participation à des ateliers, séminaires et autres rencontres traitant de la problématique du projet ;
- La participation à la production des rapports de suivi techniques, financiers mensuels, trimestriels et annuels ;
- Assurer l’élaboration du planning des congés du personnel.
Pour les tâches de comptable des matières, il ou elle aura à : Assurer la gestion des stocks à savoir :
- Contrôler que les consommations sont normales et autorisées ;
- Enregistrer d’une façon permanente les stocks et suivre leur destination finale et leur consommation;
- Ranger physiquement les articles et assurer leur protection.
Gestion des immobilisations qui consistera à :
- Suivre d’une façon permanente les biens immobilisés ;
- Garantir l’existence physique des immobilisations et assurer leur protection.
Inventaire physique périodique :
- Procéder à un inventaire exhaustif des existants physiques au moins une fois par an, en faciliter leur localisation pour permettre de faire le point sur l’état des biens du Programme.
Maintenance et Assistance :
- Veiller à la souscription et à l’application stricte de contrats de maintenance du matériel informatique, de la photocopieuse et des véhicules ;
- Suivre les commandes, démarches auprès des fournisseurs pour l’acquisition de fournitures et de biens d’équipements en fonction des procédures mise en place ;
- Suivi des dossiers du matériel roulant (Carte grise, Assurance, Admission Temporaire etc)
Gestion du Carburant
- Suivre toutes les démarches relatives aux commandes du carburant et lubrifiant ;
- Contrôler que les consommations et dotations sont normales et autorisées par le Coordonnateur National ;
- Suivre l’utilisation du carburant sur la base de pièces justificatives ;
Autres tâches
- Assurer le suivi des antennes
- Réaliser toute autre tâche qui lui sera confiée par le Coordonnateur Gestionnaire du projet en adéquation avec ses compétences.
Qualifications
- Avoir un diplôme de second cycle universitaire en bureautique ou comptabilité ainsi que le diplôme de Brevet de Technicien Supérieur en Secrétariat ou tout autre diplôme équivalent ;
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq ans en Secrétariat de Direction et/ou en comptabilité des matières dans un projet de développement ou une administration publique;
- Avoir une parfaite maîtrise de l’outil informatique (logiciels de traitement de texte sous Windows et des tableurs) avec courrier électronique ;
- Etre apte à travailler en équipe et sous pression ; Avoir une parfaite maîtrise du français et de l’anglais ;
- Avoir une disponibilité immédiate.
NB : En plus des qualifications, les candidats (e) aux différents postes ne doivent pas être âgés (e) de plus de 60 ans à
compter du 7 Août 2023.
Dossiers de candidature
- Un curriculum vitae détaillé ;
- Une lettre de motivation adressée au Directeur général de l’ASERGMV;
- Une photocopie des diplômes et attestations de travail ;
- Une liste de deux références au minimum à contacter.
Le dossier de candidature portant la référence « du poste» doit être déposé sous pli fermé au plus tard le 07 Août 2023 à
17 heures GMT, par email au courriel : jo**@as*****.org ou au bureau du DRH (3ème étage au Siège de l’ASERGMV) : Liberté VI Extension, à côté du magasin Auchan.
