Conseil Exécutif des Transports Urbains Durables(CETUD) recrute Un(e) Assistant (e) de direction
Missions
Placé(e) sous la hiérarchie du Coordonnateur du projet, l’assistant(e) aura pour mission de :
– Organiser les rendez-vous et les réunions et gérer l’agenda quotidien de l’équipe projet ;
– Assurer le planning de rendez-vous et aider à la préparation des réunions avec les entités externes (logistique, préparation des dossiers, secrétariat) ;
– Organiser les déplacements de l’équipe de projet ;
– Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques et la messagerie électronique de l’équipe de projet ;
– Réceptionner et enregistrer les courriers Arrivée ;
– Préparer les correspondances et enregistrer les courriers Départ ;
– Distribuer les courriers imputés aux membres de l’équipe de projet et assurer le suivi de leur traitement ;
– Tenir et mettre à jour les listes et adresses utilisées dans le cadre des activités du projet ;
– Assurer la gestion du courrier et des dossiers de l’équipe projet ;
assurer le suivi du traitement des correspondances ;
– Assurer le classement et le suivi des dossiers et correspondances dans un registre électronique ou dans un système de gestion électronique de données (GED) dans le respect des règles de confidentialité ;
– Rédiger les courriers, assurer leur mise en forme et les diffuser ;
– Assister l’équipe de projet dans la préparation des missions (ordres de mission, réservations d’hôtels et de billets de transport, formalités de voyage, etc.) ;
– Rédiger des comptes rendus ;
– Coordonner les activités des agents chargés de la transmission des courriers ;
– Réaliser toutes autres tâches relevant de sa fonction qui lui seront confiées dans le cadre du projet.
Profil recherché :
– Titulaire d’un diplôme en assistanat de direction ou équivalent de niveau bac + 2 minimum ;
– Expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans dans un poste similaire ;
– Expérience en matière de système d’archivage électronique ;
– Maîtrise de l’outil bureautique (Microsoft Office) ;
– Rigueur et sens de l’organisation, de l’administration et de la coordination ;
– Capacités relationnelles développées et aptitudes à travailler en équipe ;
– Discrétion et confidentialité ;
– Aptitudes en communication écrite (capacités rédactionnelles) et orale avec un bon niveau en français ;
– Sens de l’accueil et de l’écoute, disponibilité, capacité de travailler sous pression ;
– Capacité de gérer les priorités et respect des délais ;
– La maîtrise de l’anglais et une expérience auprès d’une unité de projet similaire seraient des atouts.
Autres informations
La mission est à temps plein et pour une durée de deux (2) ans renouvelables selon la durée du projet et sous réserve des résultats de l’évaluation périodique des performances.
Une période d’essai de trois (3) mois sera observée pendant la première année.
La zone d’intervention concerne la région de Dakar.
Dossier de candidature
– Une (1) lettre de motivation ;
– Un (1) curriculum vitae ;
– Les copies des diplômes, attestations et autres documents pouvant justifier de la pertinence du profil et de l’expérience par rapport au poste.
Les intéressé(e)s sont prié(e)s de transmettre leur dossier de candidature par mail au plus tard le 06 janvier 2023 à 17 heures à l’adresse email : ca**********@ce***.sn avec comme objet « Assistant (e) de direction ».
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.
