GGGI embauche un adjoint principal aux finances, à l’administration et à l’approvisionnement.
L’assistant principal des finances, de l’administration et des achats est chargé d’aider le programme de pays et l’intégration des opérations permettant des services relatifs à la gestion administrative, des voyages, des conférences et des acquisitions pour le GGGI-Sénégal. Il / elle effectuera des transactions de processus de base dans une gamme de services administratifs pertinents pour les domaines mentionnés. L’objectif de ce poste est de fournir des services administratifs de haute qualité et d’exactitude du travail.
L’adjoint principal aux finances, à l’administration et à l’approvisionnement met en œuvre les règles, les lignes directrices, les droits et propose des solutions aux problèmes liés au bureau quotidien. Favorise une approche axée sur le client et conforme aux règles et règlements de GGGI. Ce poste relèvera directement de l’adjoint principal , Finances, Administration, Coordonnateur des ressources humaines et de l’approvisionnement, Point focal OED.
But
Travaillant sous la supervision de l’assistant principal, – Coordinateur des finances, de l’administration, des ressources humaines et des achats, du point focal OED et des équipes correspondantes du siège, l’assistant principal des finances, de l’administration et des achats sera chargé de soutenir les processus de service clés et les tâches administratives quotidiennes pour répondre aux exigences opérationnelles du programme de pays du Sénégal, entre autres; satisfaire pleinement aux politiques, aux normes et aux exigences des donateurs du GGGI et à d’autres fonctions opérationnelles et administratives de bureau. L’adjoint principal aux finances, à l’administration et à l’approvisionnement veillera à ce que les processus administratifs soient menés efficacement et dépannera au besoin pour assurer le bon fonctionnement global. Il met en œuvre les règles, les lignes directrices, les droits et fournit des solutions aux problèmes liés au bureau quotidien. Favorise une approche axée sur le client et conforme aux règles et règlements de GGGI.
Engagement
- Soutenir les gestionnaires de projet avec une gestion efficace du budget de projet et des rapports, y compris aux donateurs;
- Soutient la mise en œuvre du programme dans les acquisitions de fournitures et de services, les transactions administratives dans la planification des ressources de l’entreprise (ERP), les devis, les évaluations et le registre des nouveaux fournisseurs, la logistique des voyages, la planification et l’exécution des conférences et le suivi des dépenses budgétaires;
- Soutenir et maintenir des relations avec les fournisseurs de services et de biens;
- Effectue des transactions opérationnelles conformément aux règles et règlements de GGGI et aux conventions de subvention spécifiques avec les donateurs;
- Aide l’équipe à tenir des registres en se conformant aux exigences du GGGI et des donateurs.
- Explique les procédures et les exigences logistiques conformément aux règles et règlements du GGGI pour toutes les questions pertinentes;
- Prend en charge toute autre opération OED requise par l’équipe Sénégal-GGGI.
Livraison
Finance et approvisionnement
- Identifier les fournisseurs appropriés (pour les biens et les services) et préparer les devis conformément aux exigences du programme;
- Appuie l’élaboration et l’administration des plans d’approvisionnement et des procédures de réquisition conformément aux programmes de travail annuels et à la ligne budgétaire.
- Crée des bons de commande sur les systèmes GGGI;
- Traite les demandes de paiement, y compris le traitement des factures, le suivi du flux de travail, l’envoi de notifications au fournisseur, entre autres;
- Traite le paiement des consultants individuels;
- Coordonner les demandes d’avances de fonds et de rapprochement de trésorerie pour les projets pertinents.
Activités liées aux voyages du personnel et des parties externes
- Recueille des informations (devis de vol + exigences de DPE) – passeport et coordonnées; (Traitement des visas et des invitations)
- Réserve les réservations d’hôtel et récupère le reçu de DPE signé;
- Garde une trace de l’achat de billets d’avion chaque mois.
Soutien logistique des événements
- Préparer des devis d’évaluation des ressources avec les fournisseurs de sites au besoin, en fournissant une recommandation pour la sélection des fournisseurs;
- Aide aux invitations à des événements et à l’inscription des participants;
- Aider à la planification des déplacements des conférenciers et à la participation à l’événement, au besoin;
- Soutient le coordonnateur de l’événement avec les besoins logistiques qui se présentent;
- Création d’évaluations post-événement et de procès-verbaux de réunion;
- Assiste aux réunions au besoin.
Engagement des RH et du personnel
- Aide à l’intégration du nouveau personnel;
- Aide à l’élaboration de formations pour le personnel sénégalais.
- Soutient les activités de bien-être comme la coordination des célébrations d’anniversaire, les pauses actives et la promotion de l’ergonomie au travail.
Autres activités administratives
- Prend en charge le nombre d’actifs physiques;
- Appuie le système de classement des programmes et protège les normes de qualité des rapports et des documentaires afin d’appuyer les rapports aux donateurs et aux intervenants du programme.
- Soutient une gestion efficace du parc automobile GGGI sur la base des règles et réglementations connexes;
- Assumer la responsabilité des activités administratives quotidiennes au besoin, ainsi que des bureaux de travail.
- Effectuer d’autres services de soutien administratif au besoin à l’appui du représentant de pays et de l’adjoint principal, – Coordonnateur des finances, de l’administration, des ressources humaines et des achats, point focal de l’OED.
Qualifications requises
- Un baccalauréat en administration, en affaires, en comptabilité,en politique publique, en finance ou dans un autre domaine pertinent ou une expérience équivalente est indispensable;
- Au moins 3 ans d’expérience pertinente dans des rôles administratifs, de préférence dans des organisations internationales au niveau local;
- Bon niveau de maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
- Doit être un citoyen sénégalais ou un étranger titulaire d’un visa de travail valide;
- Capacité exceptionnelle à prêter attention aux détails, en particulier en ce qui concerne la logistique événementielle, les budgets, la gestion de la petite caisse, les devis, l’organisation des reçus et des factures, etc.;
- Apprenant rapide, rapide à s’adapter à un nouvel environnement, à de nouveaux systèmes et à apporter une contribution immédiate. Haute littératie avec les systèmes, les processus et un haut niveau de pensée analytique et logique;
- Un anglais oral et écrit fort et la maîtrise de Français sont essentiels. Capacité de préparer des rapports écrits et de la correspondance d’affaires, à la fois en Français et en anglais;
- Initiative personnelle, motivé et axé sur l’équipe, avec la capacité de travailler avec peu de supervision.
- Axé sur le service aux clients internes et externes, avec des capacités démontrées à trouver des solutions, à résoudre les problèmes et à surmonter les défis;
- Compétences interpersonnelles solides et matures et capacité avérée à travailler avec des équipes multiculturelles;
- Capacité de bien travailler sous pression et d’avoir une approche flexible des tâches données;
- Expérience/connaissance de la croissance verte et du développement durable est un plus.
Fonctionnel
- Capable d’obtenir des résultats de manière de qualité, opportune et rentable. Voir les priorités, planifier l’utilisation efficace des ressources et suivre les progrès par rapport aux objectifs;
- Chercher des occasions d’améliorer les processus et les résultats. Examiner fréquemment le rendement pour déterminer les domaines à développer;
- Réagissez positivement au changement et capable de vous adapter rapidement à de nouvelles situations. Capable d’assumer un large éventail de tâches de manière tout aussi efficace;
- Expertise avec des mains fiables dans Microsoft Office;
- Capacité exceptionnelle à prêter attention aux détails et à l’exactitude, en particulier en ce qui concerne la logistique événementielle, les budgets, la petite caisse, les devis, l’organisation des reçus et des factures, etc.;
- Apprenant rapide, rapide à s’adapter à un nouvel environnement, à de nouveaux systèmes et à apporter une contribution immédiate. Haute littératie avec les systèmes, les processus et un haut niveau de pensée analytique et logique;
- Initiative personnelle, motivée et axée sur l’équipe, avec la capacité de travailler sous pression et avec peu de supervision;
- Axé sur le service aux clients internes et externes, avec des capacités démontrées à trouver des solutions, à résoudre des problèmes et à surmonter des défis.
Corporatif
- Comprendre et soutenir activement la mission, la vision et les valeurs de GGGI.
- Promouvoir l’utilisation optimale des ressources publiques
- Promouvoir une culture organisationnelle de confiance, de transparence, de respect et de partenariat.
- Traitez et partagez facilement les informations.
- Gérez les émotions et le stress de manière positive, établissez des relations et résolvez facilement les conflits.
- Promouvoir la créativité et l’innovation parmi le personnel.
- Être capable de diriger là où c’est nécessaire et de fournir des solutions aux défis au niveau du projet.
Date de clôture : 29 octobre 2021.
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