L’UNICEF recrute un Assistant de Programme

L’UNICEF recrute un Assistant de Programme.

Les unités C4D et Communication, Plaidoyer et partenariat sont transversales et appuient tous les programmes de UNICEF en matière de communication sociale ou institutionnelle. Il s’agit entres autres : gestion des Accords avec les partenaires, organisation des événements, élaboration et production de supports de communication, mobilisation de fonds, suivi et évaluations des interventions de communication.

Sous la supervision directe du Chef C4D et en collaboration avec le Chef Communication, Plaidoyer et Partenariat, l’assistant de programme appuiera les unités C4D et Communication, Plaidoyer et partenariat dans la mission décrite plus haut et les activités décrites ci-après.

Son temps de travail sera réparti comme suit (avec une flexibilité) :

• 3 jours par semaine pour la C4D
• 2 jours par semaine pour la Communication, Plaidoyer et Partenariat

Dans l’exécution de ses tâches, Il/ Elle veillera notamment à ce que les délais sont respectés et que les règles et procédures internes de l’Organisation soient suivies.

Principales activités

Le/la titulaire travaillera sur les objectifs spécifiques ci-dessous :

• Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les fournisseurs et les partenaires externes des unités C4D et Communication, Plaidoyer et partenariat dans l’exécution du programme. Cela comprend la préparation et le dépôt des documents, le remplissage des formulaires, le téléchargement des documents dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires. Et une mise à jour régulière des listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants
• Appuyer la collecte des factures et dépôt des documents pour approbation et traitement ultérieur dans VISION et Mycase.
• Appuyer les unités C4D et Communication, Plaidoyer et partenariat pour le suivi de la mise en œuvre des projets/programmes et des dépenses financières.
• Soutenir la gestion des fournitures administratives et du matériel des unités C4D et Communication, Plaidoyer et partenariat.
• Organisation des réunions des unités C4D et Communication, Plaidoyer et partenariat. Prendre les procès-verbaux des réunions et bien organiser les correspondances de l’équipe avec les consultants, les fournisseurs et les partenaires
• Fournir une assistance de voyage aux membres du personnel de la section pour les arrangements de voyage et les droits basés sur les règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
• Préparer et tenir à jour les dossiers relatifs à la planification et à l’élaboration des programmes pour sa section respective.
• Effectuer des transactions dans VISION en veillant à ce que les résultats des programmes, les activités et le codage des programmes soient conformément aux plans de travail annuels (APP), et apporter et des modifications conformément aux révisions de section si nécessaire
• Soutenir les activités de renforcement des capacités, les réunions et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant avec les facilitateurs, les traiteurs et les hôtes; en organisant des horaires en assurant la liaison avec les participants sur la disponibilité; en assurant la liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts et les besoins; et en préparant des documents de base pour les participants.

Qualifications

• Un diplôme d’études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires dans le domaine de la Gestion Administrative des Entreprises, de la Comptabilité, des Finances, ou tout autre domaine similaire.
• Un minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’administration ou du travail de bureau est requis
• Maitrise du français et bonne connaissance de l’anglais et des outils informatiques.

Valeurs de l’UNICEF

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité

Compétences de base

• Etablir et entretenir des partenariats
• Cultiver la conscience de soi et démontrer le sens de l’éthique
• Innover et épouser le changement
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles
• Gérer l’ambiguïté et la complexité
• Penser et agir de manière stratégique
• Travailler de façon collaborative

Compétences additionnelles

• Expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres outils de bureau de l’UNICEF.
• Capacité à appliquer de manière cohérente les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien. Être pro-actif, disponible, orienté service client pour résoudre les requêtes des Staffs.
• Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les collègues et à obtenir l’aide et la coopération des autres dans un effort d’équipe.
• Aptitude à travailler avec efficience, établir des priorités et à planifier son propre travail.
• Capacité d’apprentissage rapide afin de pouvoir utiliser les modules appropries dans le système SAP de l’UNICEF.

Date limite : 7 Octobre 2021.