RMO Sénégal recrute 01 Assistant administratif

Nous recherchons pour une ONG œuvrant dans le marketing social, un Assistant Administratif h/f. Vous aurez comme mission principale : l’accueil physique et téléphonique, la gestion des moyens généraux et aussi la coordination/gestion des déplacements des collaborateurs/la gestion de la caisse et des remises de chèques. Profil du Candidat Vos missions Responsable de l’accueil physique et téléphonique :

Accueil et orientation des visiteurs dans le bâtiment dans le respect des règles sanitaires en vigueur
Transfert les appels téléphoniques et assure le suivi des messages par email aux concernés
Assure la gestion du registre des courriers entrants et sortants et s’assure que le chauffeur relève régulièrement la boite postale.
Point focal des services de coursiers
Gestion du stock des consommables bureaux

Responsable des moyens généraux du bureau :

Supervise le fonctionnement du bureau : Achats consommables (selon liste définie avec son line manager), papeteries, intervenants techniques / fournisseurs, centraliser les demandes individuelles pour validation á son line Manager
S’assure de l’entretien des locaux, appareils et autres

Responsable du bon déroulement des évènements organisés :

Contrôle les listes de participants
Coordonne avec la femme de ménage, l’installation des salles (eau, café, marqueurs)
Commande et réceptionne les pauses / déjeuners et tient à jour le listing des prestataires fiables

Responsable de l’organisation des voyages pour l’équipe nationale et internationale (après transfert des demandes par l’Assistante de Direction pour l’équipe régionale) :

Point focal de l’agence de voyage pour la réservation et l’achat des billets et transferts
S’assure de la validation du N+1 (mail formel ou document signé) avant toute commande
Contrôle les factures reçues de l’agence (transferts, avions, hôtels) avant transmission à la comptabilité
Mise à jour d’une liste des hôtels de la sous-région en collaboration avec les assistances administratives des différents pays
S’assure de la conformité administrative des documents de voyage et organise les démarches nécessaires (validité passeport, visa, test covid etc.)
En charge des demandes de visa et procédure de suivi en cours

Centralise les demandes d’achats et renseigne les bons de commandes :

Prépare le bon de commande pour validation
Transfère le bon de commande validé au demandeur

S’assure du suivi et de la remise des chèques du fournisseur :

Tenue du registre et décharge du fournisseur
Alerte le fournisseur de la disponibilité du chèque
Faire remonter au RAF les chèques non retirés
S’assure de la traçabilité de la remise du chèque (si le retirant n’est pas bénéficiaire du chèque)

Tient les caisses du bureau (dépenses et encaissements) :

Tenue des livres de caisses
Inventaire quotidien de la caisse
Sécurisation du cash suivant les procédures internes
Préparation des remises en banque (sous supervision RAF)

Autres responsabilités

Participer activement aux évènements et activités organisés par l’entreprise
Être responsable du matériel qui est confié pour l’exécution de ses responsabilités
Faire remonter à son Manager tous les dysfonctionnements ou dégradations constatés
Toute autre tâche à la demande du management cette liste est non exhaustive !

Profil et compétence Formation et expérience