L’UNOPS embauche un associé principal en approvisionnement.
Contexte SNMC
Situé à Dakar, le Bureau multi-pays de l’UNOPS pour l’Afrique de l’Ouest francophone et lusophone et le Maghreb basé au Sénégal (SNMC) a établi au fil des ans une relation professionnelle solide avec les gouvernements et les partenaires internationaux. Il leur fournit un appui technique pour les activités de développement stratégique dans 19 pays dans différents domaines tels que les élections, l’approvisionnement et le renforcement des capacités en matière d’approvisionnement, la protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.
L’Unité des partenariats (PU) a été créée pour soutenir le développement de nouvelles opportunités d’engagement dans les pays couverts par le SNMC et pour augmenter le portefeuille de projets et de programmes du SNMC.
L’Unité des partenariats coordonne, soutient et suit l’évolution du portefeuille de la SNMC. L’unité relève directement du Directeur du Centre de l’UNOPS au Sénégal et sert d’interface entre les centres de projet et le Bureau multi-pays de l’UNOPS au Sénégal pour toutes les questions de partenariat.
Responsabilités fonctionnelles
Résumé des principaux résultats :
- Services de soutien à l’approvisionnement transactionnel
- Planification et systèmes d’approvisionnement
- Demandes/approvisionnement et approvisionnement
- Appels d’offres et appels d’offres
- Administration des contrats
- Gestion d’équipe
- Renforcement et partage des connaissances
Services de soutien à l’approvisionnement transactionnel
Assurer la conformité des activités d’approvisionnement transactionnel avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’UNOPS, notamment en entreprenant ce qui suit :
- Exécution des étapes nécessaires pour intégrer la durabilité dans le processus d’approvisionnement.
- Exhaustivité des soumissions aux comités des contrats et des biens (CPC).
- Exhaustivité de la documentation pour la préparation/le traitement des bons de commande, des contrats, des LTA ou de leurs modifications.
- Fourniture de recherches/données demandées sur l’approvisionnement du marché en effectuant des études de marché de routine pour déterminer les sources d’approvisionnement, en utilisant la Place du marché mondial des Nations Unies et d’autres sources externes;
- Mise en place/amélioration et maintenance de la base de données des fournisseurs locaux, assurant une mise à jour régulière des données.
Bases de données d’information, tous les dossiers et dossiers d’approvisionnement mis à jour et tenus à jour. - Rapports d’état générés, au besoin.
Planification et systèmes d’approvisionnement
Assurer la fourniture par l’équipe et le personnel d’un soutien à la planification et aux systèmes d’approvisionnement, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Collaboration avec le personnel et les gestionnaires des projets dans la préparation de leur plan d’approvisionnement;
- Collaboration à la mise en œuvre d’un système de gestion des achats en ce qui concerne la planification, l’attribution, l’administration et le suivi de toutes les questions liées à l’approvisionnement pour la zone géographique / activité de projet donnée.
- Maintien et mise à jour des processus de surveillance des achats pour les projets et fourniture de commentaires sur les bons de commande au bureau demandeur;
- Liaison constante maintenue avec les vendeurs et le destinataire jusqu’à ce que la livraison sûre des marchandises soit assurée.
Demandes/approvisionnement et approvisionnement
Superviser les processus de réquisition/d’approvisionnement et de soutien à l’approvisionnement et à l’approvisionnement du bureau ou de l’équipe, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Fourniture de propositions à l’entité requérante sur les modes de fourniture de biens, de travaux et de services, y compris les délais de passation des marchés pour chaque étape;
- Examen de l’exhaustivité des demandes;
- Préparation de spécifications appropriées et complètes pour l’équipement et les matériaux, le mandat et
- Énoncé des travaux pour la préparation de la DP, de l’appel d’offres et de la DGI, en assurant l’approbation des demandes par les unités respectives;
- Rédaction de lettres, notes de service, télécopies, courriels, etc.; le suivi des progrès et la liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d’approvisionnement; l’enquête et la résolution des problèmes postérieurs à la commande et des rapports d’étape sur les questions d’approvisionnement;
- Réponses orales/écrites aux questions de projets, de clients, d’entreprises, etc. concernant des questions liées à l’approvisionnement
- Préparation de rapports mensuels sur les questions d’approvisionnement;
- Liaison avec l’unité logistique ou les projets à la réception des marchandises, des équipements et des services en vue d’obtenir un rapport de livraison approprié, un rapport de réception et d’inspection (RIR) ou des certificats pertinents et que l’inventaire approprié est dressé;
- Disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d’audit et d’examen;
- Base de données et intranet tenus à jour sur les normes et les outils d’approvisionnement, la liste des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et fournisseurs de services, les activités et les statistiques.
Appels d’offres et appels d’offres
Superviser l’équipe ou le personnel fournissant les services de soutien suivants aux processus d’appel d’offres et d’appel d’offres, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Préparation de listes restreintes d’entrepreneurs/fournisseurs appropriés pour les achats de valeur supérieure aux montants désignés pour approbation de l’agent désigné;
- Préparation et émission de documents de déclaration d’intérêt, d’appels d’offres, de RIT, de demandes de propositions ou d’autres documents d’appel d’offres, selon les besoins, en veillant à leur conformité avec les modèles approuvés par l’UNOPS ou en demandant une autorisation juridique en cas d’ajustements requis;
- En collaboration avec les clients demandeurs de programmes/opérations, examen et évaluation des offres ou propositions reçues et préparation de l’analyse pour les attributions de contrats moins complexes et pour soumission au LCPC ou à un autre organisme statutaire désigné;
- Préparation de la soumission du HQCPC, ou de l’organisme désigné, en même temps que la composante programme/opérations requérante;
- Organiser les réunions du LCPC (ou de l’organisme statutaire désigné) selon les besoins, et faire circuler au moins 24 heures à l’avance les documents pour examen;
- Tenue des registres du PLCC ou d’un organisme statutaire désigné.
Administration des contrats
Assurer la fourniture par l’équipe d’un soutien à l’administration efficace des contrats, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Suivi de la signature des contrats par les fournisseurs;
- Obligation de fonds dans le système d’entreprise et obtention de signatures appropriées pour approbation;
- Diffusion de la publicité et de l’attribution des contrats;
- Maintien des contrats et du système de classement;
- Tenue à jour des bases de données/listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services, activités et statistiques.
Gestion d’équipe
- Facilite l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité de l’équipe supervisée par une planification efficace du travail, la gestion du rendement, l’encadrement et la promotion de l’apprentissage et du perfectionnement.
- Assure la supervision, assurant la conformité des membres de l’équipe avec les politiques et les meilleures pratiques existantes.
Renforcement et partage des connaissances
- Organiser, faciliter et/ou offrir des initiatives de formation et d’apprentissage au personnel en matière d’approvisionnement;
- Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement;
- Recueille des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utilise de manière productive.
Incidence des résultats
L’atteinte efficace et réussie des résultats par l’associé principal aux achats a une incidence sur le rendement des principaux aspects de la ou des unités opérationnelles pertinentes, des activités de projet, des services de soutien à l’approvisionnement et à la gestion des contrats, ce qui a une incidence sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et des livrables respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et favorise l’image et la crédibilité de l’UNOPS en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix dans le développement durable et les services de projet dans le pays / la région desservis.
Compétences
Traite toutes les personnes avec respect; répond avec sensibilité aux différences et à l…
Exigences en matière d’éducation, d’expérience/de langue
Éducation
- L’achèvement des études secondaires est requis.
- Le premier diplôme universitaire en gestion de l’approvisionnement et / ou de la chaîne d’approvisionnement, en droit, en commerce, en administration des affaires ou dans des domaines connexes est souhaitable mais pas obligatoire.
- Une certification pertinente en matière d’approvisionnement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement (CIPS ou similaire) est un avantage distinct.
Expérience
- Un minimum de sept (7) ans d’expérience pertinente dans la prestation de services de soutien à l’approvisionnement dans des organisations publiques ou corporatives nationales et / ou internationales.
- Expérience de supervision du personnel dans les services de soutien à l’approvisionnement.
- Expérience de travail avec un éventail de parties prenantes dans les pays en développement.
- Une certaine expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable.
- La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureau (MS Office) et l’expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web sont requises.
- Une expérience de l’utilisation des systèmes d’entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable
Langue
- Une connaissance pratique complète de Français est requise.
- La connaissance de l’anglais au niveau intermédiaire est requise.
Date de clôture : 31 décembre 2021.
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