RportH recrute un Secrétaire bilingue

11/10/2021 à 13:03

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RportH recrute un Secrétaire bilingue. L’Entreprise Une compagnie étrangère spécialisée dans la recherche et les forages pétroliers. Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous d’une direction fonctionnelle ou auprès du chef d’établissement. Organiser pour le chef d’établissement et/ou les directeurs adjoints le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques. Missions principales

Accueil physique et téléphonique,
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage), Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du chef d’établissement et des directeurs adjoints, Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion,
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
Prises de notes et rédaction de comptes-rendus, Préparation et suivi de dossiers,
Reproduction des documents, Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions, Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)

Savoir-faire requis

Utiliser les outils informatiques,
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes, Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
Renseigner les interlocuteurs, S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du chef d’établissement
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier…)
Organiser et prioriser les activités de secrétariat Travailler en équipe
Relations professionnelles les plus fréquentes
Le responsable du secrétariat de direction, le chef d’établissements, les directeurs fonctionnels,
Les responsables des services, les cadres administratifs et/ou cadres de santé, Partenaires (autres directions d’établissements publics)

Partenaires sociaux

Le personnel de l’établissement pour l’accueil et la transmission d’informations les médecins
Expérience et connaissances conseillées
Bureautique
Techniques de secrétariat
Techniques d’accueil physique et téléphonique
Classement et archivage
Communication/relations interprofessionnelles
Prérequis indispensable
Connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique
Connaissance générale de la gestion et organisation
Connaissance détaillée des lois et décrets des instances